Trước buổi ký công chứng hợp đồng chuyển nhượng, người bán cần ba thứ: đủ bản gốc giấy tờ của mọi người đứng tên (giấy chứng nhận, giấy tờ tuỳ thân, giấy tờ về hôn nhân, giấy tờ thừa kế hoặc uỷ quyền nếu có), đã đọc kỹ bản dự thảo hợp đồng, và đã thống nhất rõ đợt tiền nào được nhận ở buổi ký. Thiếu một người đứng tên hay một tờ giấy là buổi ký bị hoãn, và một lần hoãn là một lần thương vụ có thể đổ.
Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, nhà ở giữa cá nhân với nhau phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định. Công chứng viên kiểm tra giấy tờ, năng lực và sự tự nguyện của các bên, nhưng không thay người bán bảo vệ quyền lợi của mình về giá, tiến độ hay tiền. Việc đó vẫn là của người bán.
Giấy tờ người bán cần mang theo
Bản gốc giấy chứng nhận. Nếu đang thế chấp, phải giải chấp trước hoặc có phương án được văn phòng công chứng chấp nhận; hỏi trước, đừng mang tới mới hỏi.
Giấy tờ tuỳ thân còn hạn của mọi người đứng tên. Bản gốc. Thông tin lệch với sổ thì mang theo giấy tờ chứng minh.
Giấy tờ về tình trạng hôn nhân. Đăng ký kết hôn, hoặc xác nhận tình trạng hôn nhân, hoặc giấy tờ chứng minh tài sản riêng, tuỳ trường hợp. Văn phòng công chứng sẽ hỏi.
Giấy tờ thừa kế, tặng cho, phân chia tài sản. Nếu nhà có nguồn gốc từ thừa kế hoặc tặng cho, mang theo văn bản liên quan.
Văn bản uỷ quyền nếu có người ký thay. Uỷ quyền phải đúng hình thức, còn hiệu lực, đúng phạm vi.
Giấy tờ về xây dựng nếu có. Giấy phép xây dựng, giấy tờ hoàn công; liên quan tới việc nhà trên đất có được ghi nhận hay không.
Thông tin tài khoản nhận tiền. Để ghi vào hợp đồng nếu hai bên thống nhất.
Bản hợp đồng đặt cọc. Đối chiếu để hợp đồng chuyển nhượng không lệch với những gì đã thoả thuận.
Ai phải có mặt, và khi nào dùng uỷ quyền
Mọi người có tên là bên chuyển nhượng phải có mặt ký, hoặc có người được uỷ quyền hợp lệ ký thay. Với tài sản chung vợ chồng, cả hai cùng ký. Với tài sản thừa kế, tất cả những người có quyền, hoặc người đại diện được uỷ quyền.
Uỷ quyền tiện cho người ở xa hoặc ở nước ngoài, nhưng phải làm đúng: văn bản uỷ quyền thường cần được công chứng, chứng thực, hoặc lập tại cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài theo thủ tục hợp lệ. Phạm vi uỷ quyền phải ghi rõ: được ký hợp đồng chuyển nhượng, được nhận tiền hay không, được ký các giấy tờ sang tên hay không. Hỏi văn phòng công chứng nơi sẽ ký về yêu cầu của họ trước khi làm uỷ quyền.
Một chiêu người bán cần biết: có người mua đề nghị chủ nhà "uỷ quyền toàn quyền" cho họ thay vì ký chuyển nhượng, nói là để đỡ thủ tục, đỡ thuế. Uỷ quyền không phải là bán; nhà vẫn đứng tên mình, nghĩa vụ vẫn là của mình, và người được uỷ quyền có thể làm những việc mình không lường được. Muốn bán thì ký hợp đồng chuyển nhượng.
Nên đến sớm, mang theo cả bản sao giấy tờ, và để trống cả buổi. Buổi ký có thể kéo dài vì phải chờ, đọc, chỉnh sửa, và làm thủ tục thanh toán.
Đọc gì trong bản dự thảo hợp đồng
Thông tin các bên và tài sản. Họ tên, giấy tờ, địa chỉ, số thửa, diện tích, loại nhà. Một chữ sai là phải làm lại.
Giá chuyển nhượng. Đúng giá thật như giấy cọc. Không đồng ý ghi khác.
Phương thức và tiến độ thanh toán. Khớp với giấy cọc, ghi tài khoản nhận tiền, ghi việc tiền cọc được trừ vào giá.
Thời điểm giao giấy chứng nhận và giao nhà. Gắn với đợt tiền tương ứng.
Nghĩa vụ thuế phí. Ai chịu, ai đi nộp, ghi rõ từng khoản.
Trách nhiệm đăng ký biến động. Ai đi nộp hồ sơ sang tên, thời hạn.
Cam kết của bên bán. Đọc kỹ những gì mình cam kết: tài sản không tranh chấp, không bị kê biên, không thế chấp… Chỉ cam kết những gì đúng sự thật.
Điều khoản về khuyết tật, hiện trạng. Nếu đã thống nhất nhận theo hiện trạng, kiểm xem có được ghi lại không.
Phương thức giải quyết tranh chấp. Đọc để biết, và hỏi công chứng viên nếu chưa hiểu.
Trình tự một buổi ký công chứng thông thường
Mỗi văn phòng có cách làm riêng, nhưng thường đi theo các bước sau:
- Gửi giấy tờ trước. Nhiều văn phòng nhận bản chụp giấy tờ trước vài ngày để kiểm tra và soạn dự thảo.
- Nhận và đọc dự thảo. Đọc tại nhà, không đọc lần đầu tại bàn ký. Gửi lại các điểm cần sửa.
- Có mặt, xuất trình bản gốc. Công chứng viên đối chiếu giấy tờ, hỏi các bên về ý chí.
- Thanh toán đợt tiền theo thoả thuận. Thường ngay trước hoặc ngay sau khi ký, tuỳ thoả thuận; người bán tự kiểm số dư.
- Ký hợp đồng trước mặt công chứng viên. Ký đủ các trang theo hướng dẫn.
- Nhận bản hợp đồng đã công chứng. Giữ ít nhất một bản gốc.
- Thống nhất bước tiếp theo. Ai giữ sổ gốc, ai nộp hồ sơ sang tên, khi nào.
Phí công chứng tính theo quy định và theo giá trị hợp đồng; hỏi văn phòng công chứng trước để thoả thuận bên nào chịu.
Những lỗi làm hoãn buổi ký và cách tránh
Lỗi hay gặp nhất là thiếu người: một người đồng sở hữu bận, ở xa, hoặc chưa thật sự đồng ý. Cách tránh là thống nhất nội bộ từ trước khi nhận cọc, và nếu ai đó không thể có mặt thì làm uỷ quyền sớm.
Lỗi thứ hai là giấy tờ không khớp: giấy tờ tuỳ thân đã đổi mà sổ ghi thông tin cũ, tên viết khác, giấy tờ hôn nhân thiếu. Đem toàn bộ giấy tờ cho văn phòng công chứng xem trước vài ngày để phát hiện sớm.
Lỗi thứ ba là sổ đang thế chấp mà chưa có phương án giải chấp được chấp nhận. Việc phối hợp giữa người mua, người bán và ngân hàng cần được lên lịch trước, không phải xếp vào sáng ngày ký.
Lỗi thứ tư là tiền chưa sẵn: người mua chưa rút được tiền, khoản vay chưa duyệt, hạn mức chuyển khoản không đủ. Người bán nên hỏi người mua trước một hai ngày về việc chuẩn bị tiền, thay vì chờ tới giờ ký.
Câu hỏi thường gặp
Bán nhà công chứng ở đâu?
Tại tổ chức hành nghề công chứng (phòng hoặc văn phòng công chứng) theo quy định. Hai bên thống nhất chọn nơi ký; nên hỏi trước về hồ sơ cần mang và lịch hẹn.
Vợ chồng bán nhà mà một người đi vắng thì sao?
Người vắng mặt có thể uỷ quyền cho người kia hoặc người khác ký thay bằng văn bản uỷ quyền đúng hình thức. Hỏi văn phòng công chứng về yêu cầu cụ thể trước khi làm uỷ quyền.
Có nên giao sổ gốc cho người mua ngay sau khi ký công chứng?
Tuỳ tiến độ thanh toán đã thoả thuận. Nếu đã nhận đủ hoặc gần đủ tiền, giao sổ để người mua nộp hồ sơ sang tên là bình thường. Nếu còn một khoản lớn chưa nhận, cân nhắc cùng đi nộp hồ sơ.
Ký công chứng xong là người mua đã sở hữu nhà chưa?
Hợp đồng công chứng là căn cứ để làm thủ tục đăng ký biến động. Việc chuyển quyền được ghi nhận khi cơ quan đăng ký đất đai đăng ký vào hồ sơ địa chính; hỏi văn phòng công chứng hoặc cơ quan đăng ký đất đai để hiểu đúng thời điểm.
Người mua đề nghị ký uỷ quyền thay vì hợp đồng mua bán thì sao?
Nên từ chối nếu ý định thật là bán. Uỷ quyền không chuyển quyền sở hữu, nhà vẫn đứng tên mình và mình vẫn chịu các nghĩa vụ liên quan; nên hỏi luật sư về rủi ro.
Có cần mang hợp đồng đặt cọc tới buổi công chứng?
Nên mang theo để đối chiếu các điều khoản đã thoả thuận, nhất là giá, tiến độ và thuế phí, và để ghi việc trừ tiền cọc vào giá cho đúng.
